Roteiro básico para baixa de empresa

Publicado em by Rafael Nunes

Em conformidade com o Novo Código Civil,o processo de baixa de registro de empresas,possui uma ordenação para retirada de certidões negativas e verificação de regularidade junto aos vários órgãos de fiscalização e registro.
Principais divisões desse estudo:

  • Passo 1 . Baixa na Previdência Social – INSS
    • 1.1 Empresas optantes pelo Lucro Presumido (não optantes pelo SIMPLES) e pelo Lucro Real
    • 1.2 Empresas optantes pelo SIMPLES
  • Passo 2 . Certificado de Regularidade do FGTS
  • Passo 3 . Baixa no Registro da Empresa
    • 3.1 Sociedade Simples
    • 3.2 Empresário
    • 3.3 Sociedade Empresária
  • Passo 4 . Baixa do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica
  • Passo 5 . Baixa na Inscrição Estadual
  • Passo 6 . Baixa do Alvará de Localização e Funcionamento

Passo 1 . Baixa na Previdência Social – INSS

A baixa de empresa junto à Previdência Social, deve ser precedida do pedido de Certidão Negativa de Débito. Este pedido pode ser efetuado pela Internet, nas Agências da Previdência Social ou Unidades Avançadas de Atendimento.

O contribuinte deverá apresentar a documentação necessária para baixa, na Agência ou Unidade da circunscrição onde a empresa mantém os documentos para fins fiscais.

1.1 Empresas optantes pelo Lucro Presumido (não optantes pelo SIMPLES) e pelo Lucro Real

Documentação Necessária:

  • Contrato Social e Alterações / Estatutos e Atas/Registro de Firma Individual;
  • Livro ou Fichas de Registro de Empregados ou Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;
  • Folhas de pagamento dos empregados;
  • Folhas de pagamento ou recibos dos autônomos, (a partir de 05/96);
  • Folhas de pagamento ou recibos dos administradores, (a partir de 05/96);
  • Guias de Recolhimento da Previdência Social – GRPS/GPS;
  • GFIP a partir de 01/99 e GRFP a partir de 02/99;
  • Termos de Responsabilidade (Salário-Família);
  • Fichas e Atestado Médico (Salário-Maternidade);
  • Livro Caixa para empresas optantes pelo Lucro Presumido ( a partir de 01/93);
  • Livro Diário, Razão e Plano de Contas para empresas optantes pelo Lucro Real;
  • Declaração de Imposto de Renda;
  • Livros de apuração do ICMS;
  • Livros de apuração do ISS;
  • Alvará de construção, planta aprovada e habite-se;
  • Laudo Técnico de condições ambientais do trabalho, se for o caso.

1.2 Empresas optantes pelo SIMPLES

Documentação Necessária:

a) Período anterior à opção:

  • Ver exigências de baixa de microempresa e empresa de pequeno porte.

b) Período posterior à opção:

  • Contrato Social e Alterações/ Estatutos e Atas/Registro de Firma Individual;
  • Livro ou Fichas de Registro de Empregados ou Relação Anual de Informações Sociais – RAIS;
  • Folhas de pagamento dos empregados;
  • Guias de Recolhimento da Previdência Social – GRPS/GPS;
  • GFIP a partir de 01/99 e GRFP a partir de 02/99;
  • Comprovante de opção pelo SIMPLES;
  • Termos de Responsabilidade (Salário-Família);
  • Fichas e Atestado Médico (Salário-Maternidade);
  • Livro Caixa, exigível a partir de 01/97;
  • Livros de apuração do ICMS e Livros de apuração do ISS;
  • Alvará de construção, planta aprovada e habite-se;
  • Laudo Técnico de condições ambientais do trabalho, se for o caso.

Notas:

  1. Para atividade que envolver prestação de serviços e cessão de mão-de-obra, também apresentar:
    1. a) Empresa contratante:
      • – Notas Fiscais de serviços contratados;
      • – até 01/99 – Cópias de folhas de pagamento e das GRPS da contratada;
      • – após 01/99 – Originais de GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de Serviços contratados (11%) e cópia da GFIP da contratada.
    2. b) Empresa contratada:
      • – Talonários de Notas Fiscais de Prestação de Serviços;
      • – até 01/99 – Original das GRPS relativos aos serviços prestados por contratante;
      • – após 01/99 – Cópia das GRPS/GPS dos valores retidos sobre Notas Fiscais de Serviços pelas contratantes (11%).
    • Contratos celebrados na condição de contratante e/ou contratada relativos a empreitadas e cessão de mão-de-obra.
  2. 2 – A baixa implica regularização de todas as obras da empresa;
  3. 3 – A empresa deve apresentar a documentação relativa aos últimos 10 anos, além do ano em curso. A fiscalização pode solicitar outros elementos quando necessário;
  4. 4 – Não é exigida a apresentação de documento de baixa junto à Receita Federal, Fazenda Estadual e/ou Municipal.

Passo 2 . Certificado de Regularidade do FGTS

Conforme Circular CAIXA 229/2001, 21 de novembro de 2001, o Certificado de Regularidade do FGTS – CRF, é o único documento que comprova a regularidade do empregador perante o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS, sendo emitido exclusivamente pela CAIXA.

O Certificado de Regularidade do FGTS – CRF, é concedido aos empregadores cadastrados no sistema do FGTS, identificados a partir de inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas – CNPJ ou no Cadastro Específico do INSS – CEI.

A apresentação do CRF, dentre outras hipóteses, é obrigatória no registro ou arquivamento, nos órgãos competentes, de alteração ou distrato de contrato social, de estatuto, ou de qualquer documento que implique modificação na estrutura jurídica do empregador ou na extinção da empresa.

A emissão do CRF para a filial está condicionada à existência de certificação para a matriz.

O CRF será fornecido mediante consulta por meio da Internet, através do link https://webp.caixa.gov.br/cidadao/Crf/FgeCfSCriteriosPesquisa.asp

Caso o empregador não tenha acesso à Internet, deve dirigir-se a uma das agências da CAIXA e solicitar ao seu gerente de relacionamento ou ao atendimento geral, a emissão do CRF de sua empresa.

O CRF tem validade de 30 dias contados da data de sua emissão.

Na utilização do CRF, para as finalidades legais, os órgãos e instituições interessadas deverão obrigatoriamente confirmar a autenticidade do certificado mediante consulta à CAIXA, via Internet ou em qualquer de suas agências.

Passo 3 . Baixa no Registro da Empresa

Com base no Novo Código Civil Brasileiro, que entrou em vigor no dia 11/01/2003, estaremos abordando separadamente as Sociedades Simples, Empresário e Sociedades Empresárias.

3.1 Sociedade Simples

Para a baixa da Sociedade Simples é necessária a averbação do Distrato Social pelo Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas, apresentando-se os seguintes documentos:

  • Requerimento do sócio gerente, com firma reconhecida, ao Oficial do Registro de Pessoas Jurídicas, solicitando a averbação do Distrato Social. (pode ser assinado através de procuração, desde que específica para o RCPJ (Registro Civil da Pessoa Jurídica),com firma devidamente reconhecida).;
  • Distrato Social (em 2 vias originais), contendo informação sobre a quitação entre os sócios e o motivo do distrato. Todos os sócios devem rubricar todas as páginas e assinar a última página do documento. Será necessário o reconhecimento das firmas dos sócios e das testemunhas;
  • Certidão Negativa de Débito com o INSS (específica para a baixa);
  • Certificado de Regularidade de Situação com o FGTS;
  • Certidão Negativa de Tributos Federais (Secretaria da Receita Federal).

Nota:

  1. Especificar no Distrato Social quem será o responsável pela guarda dos livros e documentos da sociedade ora extinta.

3.2 Empresário

Os pedidos de arquivamento de atos de extinção de EMPRESÁRIO serão realizados na Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro, apresentando-se os seguintes documentos:

  • Capa de Processo (uma via);
  • Declaração de Requerimento de Empresário (quatro vias);
  • Certificado de Regularidade do FGTS, Emitido pela Caixa Econômica Federal (uma via);
  • Certidão Negativa de Débitos para com o INSS , emitida pelo Instituto Nacional de Seguro Social (uma via);
  • Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda Nacional, emitida pela Secretaria da Receita Federal (uma via);
  • Certidão Negativa de Inscrição de Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (uma via)
  • Comprovantes de pagamento: Guia de Recolhimento / Junta Comercial (uma via)

Notas:

  1. Se a extinção for com base no art. 35 da Lei no 9.841/99 (caso de ME ou EPP): Requerimento próprio para o caso, tornando-se desnecessária a apresentação das certidões acima mencionadas (uma via).
  2. Se a extinção for por falecimento do titular: Cópia autenticada da certidão expedida pelo juízo competente (uma via).

Site da Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro: www.jucerja.rj.gov.br

3.3 Sociedade Empresária

Os pedidos de arquivamento de atos de extinção da Sociedade Empresária serão realizados na Junta Comercial do Estado do Rio de Janeiro, apresentando-se os seguintes documentos:

  • Requerimento / Capa do Processo (deve ser apresentado com assinatura do Administrador, Sócio, Procurador com poderes específicos ou Terceiro Interessado) (art. 1.151 do CC) (uma via);
  • Distrato Social (deve ser assinado por todos os sócios, onde formalizem as fases de Dissolução e de Liquidação (com seu encerramento) em um só ato). (três vias);
  • Cópia autenticada da identidade do signatário do requerimento (uma via);
  • Certificado de Regularidade do FGTS, emitida pela Caixa Econômica Federal (uma via);
  • Certidão Negativa de Débito junto ao INSS, emitida pelo Instituto Nacional de Seguro Social (uma via);
  • Certidão de Quitação de Tributos e Contribuições Federais para com a Fazenda Nacional, emitida pela Receita Federal (uma via);
  • Certidão Negativa de Inscrição de Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria Geral da Fazenda Nacional (uma via);
  • Ficha de Cadastro Nacional – FCN (uma via);
  • Aprovação prévia de órgão governamental, quando for o caso (uma via);
  • Comprovante de pagamento: Guia de Recolhimento/Junta Comercial (uma via);

Nota:

  1. Se a extinção for com base no art. 35 da Lei 9.841/99 (Estatuto da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte:

Declaração própria para o caso, tornando-se desnecessária a apresentação das certidões acima mencionadas (uma via).

Passo 4 . Baixa do CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica

A baixa de inscrição no CNPJ deverá ser solicitada diretamente à unidade cadastradora da SRF – Secretaria da Receita Federal que jurisdiciona o estabelecimento a que se referir a baixa.
Conforme a Instrução Normativa nº 568, de 08/09/05, o cancelamento da inscrição no CNPJ de matriz ou de filial deverá ser solicitado até o quinto dia útil do segundo mês subseqüente à ocorrência dos seguintes eventos:

I – extinção, pelo encerramento da liquidação, inclusive por determinação judicial, bem assim pela conclusão do processo de falência ou de liquidação extrajudicial;

II – incorporação;

III – fusão;

IV – cisão total;

V – elevação da filial à condição de matriz;

VI – transformação de órgãos regionais do Sesc, do Sesi, do Senai, do Senac, do Sebrae e de demais entidades congêneres regionais à condição de matriz;

VII – transformação de órgãos locais do Sesc, do Sesi, do Senai, do Senac, do Sebrae e de demais entidades congêneres à condição de filial do órgão regional.”

Concedida a baixa da inscrição, será emitida e entregue ao representante da empresa, a Certidão de Baixa.

Documentação necessária:

  1. Documento Básico de Entrada do CNPJ – DBE, em duas vias, emitidas pelo Programa Gerador de Documentos do CNPJ (PGD CNPJ), ou protocolo de transmissão da FCPJ. O DBE deverá ser assinado, com firma reconhecida em cartório, pela pessoa física responsável perante o CNPJ, seu preposto anteriormente indicado ou procurador constituído por instrumento público (registrado em cartório) ou particular (firma reconhecida). Apenas uma via do DBE deverá ter firma reconhecida. A outra via poderá ser apresentada em cópia simples e servirá como recibo de entrega da FCPJ;
  2. No caso de DBE assinado por procurador, cópia da procuração, autenticada ou acompanhada da original. Neste caso a FCPJ deverá ser preenchida com o CPF do responsável;
  3. Original ou cópia autenticada do ato comprobatório da operação registrado no órgão competente;
  4. Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica – DIPJ ou Declaração Simplificada, correspondente ao ano-calendário do evento, do período de 1.º de janeiro até a data do evento; Obs: A pessoa jurídica incorporada, fusionada ou cindida deverá apresentar a declaração de rendimentos correspondente ao período transcorrido durante o ano-calendário de ocorrência do evento, com base no balanço levantado até 30 dias antes do evento. O prazo de entrega da mencionada declaração de encerramento é até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento (deliberação sobre a operação).
  5. Declaração do Imposto de Renda na Fonte – DIRF e Declaração de Débitos e Créditos de Tributos Federais – DCTF, correspondentes ao período do ano-calendário em que houve o encerramento, caso a pessoa jurídica esteja obrigada a apresentá-las.

Passo 5 . Baixa na Inscrição Estadual

O estabelecimento inscrito como contribuinte do ICMS, que encerrar suas atividades, por qualquer motivo, é obrigado a requerer o cancelamento de sua inscrição na repartição fazendária de sua circunscrição, no prazo de 30 dias, contados da data do encerramento.
A repartição fiscal lavrará termo de encerramento nos livros fiscais do contribuinte e entregará, ao contribuinte:

  • a 3ª via do Documento de Alteração de Situação Cadastral – DASC, relativo à Baixa de Inscrição Estadual, que substituirá pelo prazo de 60 (sessenta) dias a Certidão de Baixa de Inscrição, a ser processada;
  • a 4ª via da DECLAN-IPM de Baixa;
  • os livros fiscais com os demais documentos e livros comerciais apresentados;
  • a Certidão de Baixa de Inscrição, arquivando o processo de baixa.

Documentação necessária:

  • Pedido de Baixa de Inscrição – PBI (formulário padronizado adquirido em papelaria);
  • Cartão de Inscrição Estadual ou 3ª via do Documento de Cadastro do ICMS – DOCAD;
  • Borracha do Carimbo Oficial Padronizado;
  • Autorização para uso de equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF;
  • GI/ICMS relativa ao pedido de baixa, quando estiver obrigado à entrega dessa declaração;
  • Instrumento constitutivo da empresa ou alteração contratual, para comprovação da habilitação do signatário do pedido;
  • Procuração, fotocópia do CPF e do Documento de Identidade, no caso de requerimento assinado por procurador;
  • Original do DARJ da Taxa de Serviços Estaduais.

Requisitos para a concessão da baixa de inscrição relativos à repartição fiscal:

  • Diligência fiscal no local do estabelecimento;
  • Verificação de estoque;
  • Exame de livros e documentos fiscais e comerciais;
  • Inutilização de todas as Notas Fiscais não utilizadas;
  • Inutilização do Carimbo Oficial Padronizado.

Requisitos para a concessão da baixa de inscrição relativos ao contribuinte:

  • Informar a destinação dos equipamentos emissores de cupom fiscal, quando houver;
  • Liquidação de débitos para com o Estado, inclusive do ICMS relativo ao estoque remanescente, se houver.

Passo 6 . Baixa do Alvará de Localização e Funcionamento

As informações abaixo referem-se ao município do Rio de Janeiro, recomendamos consultar a Prefeitura do município onde a empresa estiver instalada.
A solicitação de Baixa de Alvará no município do Rio de Janeiro, deverá ser solicitada à Inspetoria Regional de Licenciamento e Fiscalização da localização da empresa.
DocumentaçÃo necessária:

  • Requerimento Único de Concessão e Cadastro (RUCCA), assinalando no campo 00 – Natureza do pedido – a opção 6 (baixa de inscrição);
  • Alvará original;
  • Memorando de baixa do ISS, se for o caso;
  • Apresentação do cartão do ISS (original).

Nota Importante:

De acordo com o art. 35 da Lei 9.841/99, que cria o Estatuto da Micro e Pequena Empresa, as firmas mercantis individuais e as sociedades mercantis e civis, enquadráveis como microempresa ou empresa de pequeno porte, que, durante 5 anos, não tenham exercido atividade econômica de qualquer espécie, poderão requerer e obter a baixa no registro competente, independentemente de prova de quitação de tributos e contribuições para com a Fazenda Nacional, bem como para com o Instituto Nacional do Seguro Social – INSS e para com o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço – FGTS.

PS: Texto retirado do site do Sebrae/RJ