Por Álvaro Cravo* e Rodrigo Porto**
A sua empresa deve estar adequada para a vigência do eSocial. Com essa única fonte de informações para diferentes órgãos e entidades do governo federal, torna-se urgente a reorganização e o preparo para o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias dos empregadores. De forma informatizada, haverá fiscalização online com cruzamento de informações. Isso significa que, assim que ocorrer uma infração, as multas serão dadas automaticamente. Para as empresas de lucro real, ele passa a valer em maio. Já as empresas de lucro presumido, as do Simples Nacional e as demais têm até outubro para essa adequação.
Não haverá mudanças na legislação. O impacto será nas rotinas trabalhistas e de administração de pessoal, que deverão estar integradas, atentas e ágeis nos procedimentos de acordo com os prazos, e envolverá diferentes áreas: RH e DP, Fiscal, TI, Financeiro, Contábil e Jurídico. Alguns empresários têm investido em auditorias previdenciárias e trabalhistas como forma de prevenir qualquer eventual equívoco, e adequar esses procedimentos. No sistema, irão constar: admissões e demissões, controle das atividades, horas extras, informações sobre a saúde do trabalhador, afastamentos, tributos retidos, informações sobre FGTS e INSS, serviços prestados por autônomos e também por prestadores de serviços terceirizados, folha de pagamentos detalhada, entre outros. Todos os dados devem estar bem revisados antes do envio para as autoridades. Deve-se dar atenção especial aos Registros de Eventos Trabalhistas (RET), que são referentes às alterações relevantes na relação trabalhista, e deverão ser transmitidos assim que ocorrerem. Caso contrário, a empresa será multada.
Conheça os principais riscos e busque orientação especializada:
Trabalhista – As normas coletivas devem ser bem acompanhadas para a rápida adequação. Pelo eSocial, as autuações pelo Ministério Público do Trabalho, por exemplo, serão dadas sem a necessidade de comparecimento de fiscal à empresa.
Obrigações acessórias – É preciso ter cuidado para evitar divergências entre os dados informados no eSocial com as demais obrigações acessórias. Atenção quanto a exposição à fiscalização eletrônica constante da Receita Federal.
Políticas internas – Os procedimentos e políticas internas devem estar em acordo com a legislação trabalhista e previdenciária. Portanto, toda atenção para a concessão de benefícios, fluxo de promoções, pagamento de salários, e outros.
Terceirização – Existe o risco envolvido na terceirização, tais como: responsabilidade subsidiária, solidária, vínculo, entre outros. Além de ausência de retenção de INSS na prestação de serviços.
Incidência de Tributos – Podem ser dadas autuações pela Receita Federal pela tributação de verbas da folha. E também pelo enquadramento da empresa em desacordo com a legislação.
Qualidade de cada informação – Os dados devem ser migrados de forma consistente. Estão previstas multas sobre os últimos cinco anos, além de 0,2% do faturamento por informação errada.
As empresas devem se preparar o quanto antes com a capacitação das pessoas envolvidas, revisão criteriosa dos processos internos, verificação do fluxo de informações, assim como ter atenção especial com todas as obrigações trabalhistas de acordo com a legislação – tudo integrado ao ambiente de TI.
* advogado, sócio do escritório boutique Álvaro Cravo, localizado no Centro do Rio de Janeiro.
** advogado, especialista em Direito e Processo do Trabalho, associado do escritório Álvaro Cravo Advogados.
Contato: contato@alvarocravo.adv.br